随着“数字时代”的到来，新的工作方式正在兴起，越来越多的工作需要人们的协同合作。传统的数字生产力工具逐渐无法支持员工协同工作，这些工具不仅成本高昂，而且信息安全可能也无法得到保障。并且，千禧一代逐渐开始参与工作，他们的需求越来越多样化，办公习惯更倾向于移动化，即跨地点、跨时区、或跨设备地进行办公。公司开始寻找一种新的解决方案，它既能满足员工日益增长的通信和协作需求，又能具备安全且易用的特性。

为了探寻现代化云办公的未来趋势及挑战，普华永道和微软中国经过潜心研究，特此发布《现代化云办公解决方案中国市场白皮书》（作者为普华永道网络安全与云计算合伙人万彬、微软（中国）有限公司Microsoft 365产品事业部高级产品经理赵天成），以下内容为白皮书核心内容摘要：

未来企业的多样化办公需求

当前，经济全球化已成为不可逆转的时代潮流，国家持续推动“一带一路”建设，鼓励企业“走出去”。中国企业凭借逐渐提高的实力，将成功的中国商业模式推向海外，加速全球化布局。然而，在出海的过程中，企业需要解决跨地域协作与沟通、如何应对合规风险、如何利用本地资源提高效率等问题。

因此，企业用户对现代化云办公解决方案的 需求变得越来越多样化。本报告将对现代化云办公解决方案的企业用户，在现代办公场景下使用软件和应用的需求展开分析。从市场调研结果着手，深度解析企业用户的使用习惯与需求，识别行业发展机遇与挑战。

本报告部分内容及数据来源于《中国现代化云办公解决方案使用情况调查问卷》，该调研旨在了解现代化云办公解决方案在中国市场上的使用情况，并解析现代云办公应用行业的

现状与趋势。调查问卷由普华永道和微软中国于2019年第四季度共同发起，共回收782份 份，经筛选，排除重复和错误以及选择无效等选项后，其中有效问卷数量为763份，有效问卷数量占比为97.57%。通过结合问卷调研、电话访谈、数据交叉分析和文本分析四种方式开展了《现代化云办公解决方案中国市场白皮书》调研共有340余家、超过20个行业的公司的员工回复了调研问卷，30余家企业高管和员工参与了电话访谈。

研究与洞察一：安全第一：逾九成企业高层认为安全将成为办公软件的核心诉求

随着大数据、人工智能、云计算等前沿技术的发展，网络安全和数据安全受到了企业越来越高度的重视。数据已经成为了企业的一项重要资产，数据的价值正在以前所未有的速激增，威胁也变得越来越复杂，而办公软件作为数字化转型的基础应用，承载着越来越多的企业数据。因此，提升办公软件的安全性将变得至关重要。通过调研，我们发现：

•90.47%的企业高层认为安全将成为办公软件的核心诉求

•75.62%的调研对象认为目前使用的办公软件未完全满足以下安全需求：数据与信息防泄漏、敏感信息传输与存储保护、身份认证与访问管理和威胁防护四重需求。

研究与洞察二：协作办公已成为现代工作主流趋势

在迅速发展的商业环境下，如何打造一支高效团队，提高员工的工作效率，已成为每个企业十分关注的问题。根据本次调研，我们发现有88.60%的企业员工几乎需要每日与团队共同协作来完成任务，传统的办公方式，比如使用语音电话、电子邮件和线下办公应用， 已无法满足现代企业高速发展的商业需求。

驱动因素1：经济全球化

随着经济全球化的脚步加速迈进，企业内外环境变化日新月异。对内，团队成员可能跨地区甚至跨时区，他们按照不同的班次和时间工作，甚至使用不同的语言；对外，企业愈加需要与来自世界各地的客户、合作伙伴及供应商沟通和分享信息。企业不得不开始思考如何克服障碍（如语言、距离、时差等），以便团队可以轻松地协同工作 。

驱动因素2：千禧一代

根据研究发现，预计到2025年，全球75%的工作人员将由90后、00后组成。在人类历史上，首次出现“五代同堂”的工作团队。每一代人都拥有着不同的工作方式，团队成员将越来越多样化。千禧一代和他们的前辈不同之处在于，他们是数字化世界的原住民，对协作办公工具的需求会更高，其应用场景会更广泛。

在需要协作办公的人群中，有67.37%的员工表示，他们目前使用的协作办公工具无法完全满足他们对协作办公的需求。比如，团队成员无法多人同时在线编辑同一文档，或者在进行网络会议时，无法轻松快捷地与对方共享屏幕并进行文件投屏。而这些人群中，超过90%的人其实并不知晓现代化的协作办公解决方案。

综上所述，我们发现在面对大量协作需求的现代办公环境中，大多数解决方案仅能解决员工部分协作需求，而员工急需一套安全、可靠、可扩展且经济高效的协作解决方案。无论他们身处何地，都能满足不同员工偏爱的工作方式。

另外，研究发现，集成的解决方案可以直接影响企业的利润。与没有采用统一通信系统的组织相比，成功采用统一通信系统的组织获得了巨大的回报。

因此，企业比以往更需要一套集成式的协作解决方案，不仅能满足员工灵活办公的需求，提高企业生产力；同时，亦可以为公司带来额外的营业收入，一举两得。

研究与洞察三：企业用户期待更高阶的黑科技——AI技术拥有巨大应用空间

在本报告中，AI指的是一套用途广泛的技术，可以感知、学习、推理、协助决策，并采取行动解决问题。AI技术可以不断从用户交互和组织数据中学习，从而提供更好的洞察。这些技术可以解释文本、语音和图像数据的含义，识别趋势，并根据不完整的数据集得出结论，最终协助决策。

普华永道的一项调查表明，到2030年，企业采用人工智能的趋势将使全球GDP增加14％ ，并为全球经济来带来15.7万亿美元（约106万亿人民币，按引用报告发布年份的全年人民币平均汇率折算）的收益。

人工智能（AI）正在改变个人和企业的工作方式。 目前有78.11%的调研对象使用过办公软件中的AI 功能。借助AI，他们可以对身边的业务活动更了解、对生产型任务更加专注、借助设计和写作辅助技术提高创造力。

如何使用AI工具帮助员工顺利完成业务，还有解决现代化工作模式所带来的问题是个挑战，现在的办公软件中AI工具还是局限于普通功能上，份额占前三的功能分别为演示文档的格式和设计建议（39.45%）、自动检测拼写错误（38.66%）以及图片、视频、音频转文本（38.40%）。虽然通过AI将数据转化为洞察并不普遍，然而，高达92.14%的调研对象期待 在办公软件中使用更高阶的AI功能，例如网络会议背景模糊、商业智能数据分析、实时翻译等功能。

如今，我们身处在一个多样复杂的现代办公环境中。我们相信，未来的AI技术将会有更大的发展空间，不止局限于目前已有的应用场景，AI具有很大的发展潜力，可以帮助企业做出正确决策。随着更多的AI技术运用到办公软件中，回帮助更多的企业和用户，提高他们的工作效率，节省更多的成本。

研究与洞察四：现代化办公解决方案能够更好地支持企业入华和出海

随着经济全球化的砥砺前行，各国之间的联系从未像今天这样紧密。一方面，根据普华永道发布的《2019中国商业报告》中指出，尽管受到宏观经济环境的因素影响，仍有47.1%的企业计划在2019年进一步增加其在中国的投资，海外企业进驻中国市场的需求仍占据主流地位；另一方面，全球化竞争日益激烈，有越来越多的中国企业正在走出国门，积极拓展海外市场，发掘更多商机。在本次调研中，41.42%的调研对象表示，其所在企业具有出海业务或近期会考虑出海。

在如此全球化浪潮的背景下，现代化云办公解决方案的弹性和环境适应能力对企业而言尤为重要。根据我们的调研分析结果，以下4个方面是企业用户关于办公软件在满足入华和出海方面的需求：性能体验、合规保障、全球支持和快速部署。

研究与洞察五：一线员工的现代化办公需求不容忽视

一线员工指的是通常承担轮班工作的服务型和任务型的员工。例如，零售店的销售助理或生产车间的工厂工人。

问卷中，9.17%的被调查者属于一线员工，他们在企业中的作用至关重要：

• 他们定义了客户体验——最先接触客户和合作伙伴；

• 他们是组织的核心——最先呈现产品和服务；

• 他们是品牌的代言人——最先代表公司的品牌。

当一线员工被最现代的办公解决方案所武装，那么在面对客户时，他们将以最直接的方式提升服务质量，更好地满足客户的需求，更有可能驱动业务的发展。福布斯研究表明，实现一线员工数字化的公司有三倍的可能成为高增长的公司。83%的公司有更高程度的用户满意度；82%的公司有更好的员工满意度；64%的公司的员工失误更少。

一线员工的现代化办公需求较容易被忽视，根据调研结果，一线员工所配备基于云的办公应用的概率和非一线员工相比，少将近10个百分点。这意味着一线员工更多只是在使用本地部署的传统办公软件。在人们的印象中，一线员工总是工作在最前线，完成机械化重复性的工作。他们的工作简单直接，所以企业并不认为他们需要现代化的办公软件去与他人沟通，提高工作效率和减少工作的失误。然而，下面的4个例子可以说明，现代化办公软件其实对他们非常有必要。

1. 通过在线任务安排系统，零售岗位人员可以随时了解自己的工作进度，门店负责人也可以根据客流量（即员工的工作量）及时进行任务调整。37.14%的受访一线员工表示，他们期待使用在线的任务分发、工作进度管理办公解决方案，以保证分工均匀，并更透明地了解其在岗位的任务和职责。

2.当客户对服务不满意时，酒店工作人员会通过在线信息收到客户的反馈或系统的自动提示，更及时地为客户提供其最急需的服务。目前一线员工在工作中正在使用即时通信的办公应用的比例为在54.29%，相比于非一线员工的73.45%仍有较大的差距。而剩下的一线员工中，31.43%的人表示期待在工作中使用即时通信功能，这也说明了一线员工对此功能具有较大的需求。

3. 通过对一线员工的调研，我们发现60.00%一线员工非常期待使用协作办公功能。对于驻扎现场的销售团队，如果可以使用具有协作功能的办公解决方案，将可以根据最新获取的信息合作调整销售方案，工作的效率将大大提高。

4. 随着科技的发展和自动化进程的加速，企业对员工技能的需求越来越高——他们必须要有能力学会去操作自动化设备。因此，有效的培训才能让公司在未来市场中保持竞争力。同时，高效的培训（如跨地区的远程视频培训）也可以吸引进更多的人才。然而目前27.14%的一线员工甚至不了解网络会议功能，未意识到这方面的需求，因此无法获得高效领先的培训。这正是企业应该为一线员工所考虑、所投入的。

在现代企业中，企业员工、项目组成员分布在不同的时区和地点，不少企业也开始实行灵活办公政策。根据调研结果，我们发现：

• 81.13%企业员工在工作中需要在移动设备上使用办公软件。

• 100%的企业高管需要使用移动设备进行办公。

• 24.51%的调研对象反映，他们每日工作中有超过30%的任务需使用移动设备在非办公场所完成（比如家中、咖啡厅、机场、火车上、酒店等场所）。

预计到2020年将有100亿台移动设备投入使用，而移动技术的普及正在从根本上改变人们的思考、工作、行动和互动方式。公司已广泛接受自带设备（BYOD）策略，允许或鼓励员工使用其个人移动设备（如手机、平板电脑和笔记本电脑）访问企业数据和系统。

通过移动办公，可以实现：

• 促进同事间的频繁互动和反馈。

• 帮助简化和自动化日程安排、人工分配和常规公告等任务。

• 打造一支更敬业、更灵活、更高效的员工队伍。

云办公解决方案未来发展趋势

现代化云办公解决方案能够提供每个用户所需的核心业务应用、培养新的工作方式、帮助客户利用技术打破行业格局、保持安全与合规方面的领先、满足不断变化的员工期待，以及他们对移动办公的需求。其现代化的工作模式能够结合办公软件中的新兴技术支持的服务工具，以及能为用户带来最佳体验的设备，增强企业用户的业务体验，提高生产力、改进业务流程和敏捷性、提高客户的参与度，并为产品创新提供了良好的基础。

趋势一：定制个性化的办公模式

优秀的团队是企业成功的关键。未来企业可根据业务需求，迁移至一体化云办公平台，保证了工作的效率和质量，企业更能尊重员工工作方式的选择，满足员工多样化需求。

无论是喜欢在非正常工作时间高效率产出的夜猫子型员工，还是奔波于各地出差经常困在机场、高铁站工作的激进型工作者，亦是总在路途中的奋斗型员工，都可以根据需求灵活工作。通过云办公平台智能聊天工具，团队成员紧密联系，及时无缝更新信息，改善远程团队协作工作流。通过云办公平台智能协作平台，员工能通过手机、平板电脑等移动终端，随时随地访问工作所需文件和数据。在员工离职或项目完成时，IT团队可通过云办公平台运维应用，一键远程擦除设备，合理保护公司数据资产。通过实时联动的办公解决方案，企业将逐渐脱离固定化的办公场所和统一化的办公设备，雇员来自世界各地。员工可选择任意时间、任意地点和任意设备完成工作。多元化的员工和合适的工作方式，能够为企业注入更多新鲜的想法和更有活力的发展。

趋势二：新兴技术赋能，进一步提升现代化云办公解决方案

随着科技的发展，不同新兴技术不断成熟。办公软件提供商应不断创新，融合新兴技术，如物联网、大数据、人工智能、第五代移动通信技术等，升级办公软件和硬件的服务能力，为企业从内部和外部带来更好的资源，同时帮助企业更快地做出更明智和更准确的决策。

趋势三：打造跨国界综合云办公解决方案

目前现有的现在化云办公解决方案主要针对企业内部数据和人员流通。在经济全球化的大趋势下，未来云办公解决方案不可避免地走向全球化部署，打通客户渠道，打造更综合的云办公解决方案。

目前，越来越多的中国企业出海，越来越多的海外企业入华，国内外联动越来越密切。企业员工异地异国出差频率急剧增多，公司需要全球化部署，才能解决员工同步企业信息、实时开会的效率问题。云办公服务提供商应与时俱进，在既保证全球通道质量又保证运营成本合理化的基础上，推进云办公解决方案全球化。

另外，企业客户越来越多元化，导致企业与客户的沟通成本急剧升高。员工经常奔波于客户和公司之间开会，资料传输只能通过邮件或社交媒体。将云办公解决方案运用在企业与客户的对接中，能够有效提高信息共享能力，通过高效的信息流通快速推动产业发展。

展望：写在最后的思考

18世纪中后叶，工业革命在欧洲兴起，随后的两个世纪，工业技术迅速席卷全球。伴随着大规模生产技术的蓬勃发展，新型企业也开始探索协同工作的各种技巧与技术。从电报到电话、传真，再到电子邮件，电磁技术的发展承载着人类的信息，以更快速、更便捷的方式从一端流向另一端，持续提高生产效率。

上世纪末期，数字化技术推动第四次工业革命。人们通过移动设备，以前所未有的程度被连接着。强大的处理能力还可能变得更强，巨大的存储空间或许会变得更大，因为人工智能、云，区块链、大数据等新兴技术，一切似乎都走向无穷无尽。

毋庸置疑的是，现代商业以及办公方式正被极大程度的影响着。数字化背景下，消费者行为模式发生改变，这要求企业对于需求的分析以及满足需求的途径都要以更敏捷的方式完成。因此，信息要以更透明更高效的方式在组织与成员间流通。敏捷和透明也是鼓励创新的要素，而在瞬息万变的现代社会，唯有创新才能为企业带来持续的利润。改变不是一蹴而就的，新瓶装旧酒也不过是隔靴搔痒。想要真正适应数字化转型，就要从员工的办公方式入手。一套好的办公解决方案，应具备良好的协作性、安全性，考虑企业一线员工的需求，同时又有人工智能技术辅助工作。在经济全球化趋势下，办公解决方案也应紧跟企业用户的脚步，以安全合规的姿态探索新的市场。

通过本次对企业用户办公需求进行的调查和分析，我们看到了一个对现代化云办公解决方案极有潜力的中国市场。我们认为，未来办公解决方案的功能性发展趋势聚焦于团队协作、移动性、安全性和人工智能等方面。同时，企业入华和出海时还需考虑数据跨境传输等应用场景。

在如今多变复杂的世界，把握万变之宗才能持续发展。正如苏子言：“自其变者而观之，则天地曾不能以一瞬；自其不变者而观之，则物与我皆无尽也”。

报告原文请点击：

https://www.pwccn.com/zh/issues/cybersecurity-and-data-privacy/cloud-based-modern-office-software-solution-whitepaper.pdf