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打造高效管理,效率提升 30% | 艾比森海外运营成功之道

艾比森副总裁丁崇彬认为,财务工具效能释放业务流程管理的潜力,其背后是更为专业的管理思路和更为流畅的运转设计。他强调,运用SAP Concur进行费用管理半年未到,便已经实现了整个费用管理流程效率30%以上的提升。
发布时间:2019-07-25 10:22        来源:赛迪网        作者:

【赛迪网讯】打开公司内部网络,通过员工费用管理平台,完成公务约车、到点计费、出差机酒预定,后续发票开具及报销上传,更能一键实现月度汇总、年度汇总。费用管理由财务端口整体平移至业务端口,并将整体数据进行收集、汇总,实施扁平化处理,数据的碎片化采集、标注使业务需求操作所需的实时记录,操作时间、操作端点明细更加清晰。

深圳市艾比森光电股份有限公司始创于2001年,于2014年A股上市。艾比森是全球领先的至真LED显示屏应用与服务提供商,产品覆盖众多行业应用细分市场,广泛应用于体育、总统新闻发布会、企业零售、控制室、文化租赁、公共综合服务等领域。

利用财务工具升级,实现了财务管理提效,更为企业创造更加广阔的价值空间和更为顺畅的运营环境。艾比森副总裁丁崇彬认为,财务工具效能释放业务流程管理的潜力,其背后是更为专业的管理思路和更为流畅的运转设计。他强调,运用SAP Concur进行费用管理半年未到,便已经实现了整个费用管理流程效率30%以上的提升。

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剖开问题

作为一家海外业务占公司收入来源较大比重的出口型企业,需要解决15家海内外子公司所形成的国际化复杂形态,尤其是在产业布局覆盖多个国家和地区、员工结构多样等条件下,人员管理和法律合规审核等运营业务的高效、准确运行。

费用管理越来越受到财务部门的重视,不仅仅是其占总支出比重不低,更因为以往的“粗放管理”以及全球布局下各国财务报销管理的“文化差异”,形成了这一版块成本居高不下,人员投入与价值产出比过低。因此,差旅费用的精细化管理已经成为了财务价值提升的重要空间。

艾比森布局全球,拥有15家海内外公司,员工近2000人,产品远销全球120多个国家和地区,成功实施了30000+应用实例,显示屏产品出口额连续十年稳居行业第一。公司拥有国际领先的自动化生产设备和现代化的实验室、专业的管理、研发、生产及完善的销售和服务团队,为产品品质,规模化、标准化生产及快速交货提供了有力保障。但大量差旅费用支出申请以及相关数据填报、核销,占据了财务人员的大部分时间和精力,同时,不同国家法规下,合规审核更加剧了财务人员的工作复杂度。

因此,艾比森选择费控系统,需要的是更加专业化、便利化的功能设定。而SAP Concur能够提供更多。

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打造专业

“想要完成全球业务的推广,首先要保证专业解决方案的搭建,让专业的人去做专业的事,让经验体现价值,让个性设计以专业共性为基。”丁崇彬补充道,“能够提供费用管理系统不难,难的是如何在满足全球化业务发展的多项、复合需求的基础上,还能由工具完成日常性业务辅助需求。”

首先,费用的合规性。丁崇彬说:“由于海外业务的大范围铺设和深入开展当地化布局,海外员工人数较多,在满足通用数据保护条例(GDPR)等外部法规要求方面,需要着重考量系统功能的适配度。” 在SAP Concur的帮助下,艾比森的财务管理者能够结合不同海外市场的监管要求、财税政策及企业内相关费用开支的要求,从容适应各个国家和地区的政策和法律法规,实现海外费用支出的可视化,有效管理运营风险,避免不必要的资金损失。

其次,业务相关服务平台的整合度,即费控系统与第三方支出运用平台是否能够进行快速、便利的合作,提供更为完整、流畅的费用支出反馈流程。丁崇彬指出,“SAP Concur与携程、滴滴出行等平台的紧密合作、功能集成,保证了整个企业的差旅及费用管理在效率上有了很大的提升。” 基于SAP Concur覆盖全球的商旅生态圈,将诸多国际酒店集团、知名航空公司、网约车和租车公司、OTA等资源高度集中,艾比森能在全球范围内选择并统一管理供应商,有利于大幅提升差旅预定和费用管理效率,并提高员工的满意度。

第三,数据的价值激活。如果差旅费用相关数据只用于财务事后管理,财务数据等价值将大量流失。运用SAP Concur的数据分析功能,为差旅费用划重点。例如,机酒费用支出受时间影响及地域文化(节庆日)影响突出,利用数据整合分析,为差旅行程安排提供更加优化的方案支持。

进行全球化业务发展,需要能够覆盖全球的解决方案。以SAP Concur为核心打造的差旅生态圈,与Uber、携程、滴滴企业版等全球在线预订系统的连接,信用卡系统、在线支付系统等的对接、外嵌,保证了差旅活动中,相关费用能够有据可查,支出事项路径连贯一致。

财务分析体系利用差旅支出数据,能够以SAP Concur差旅和费用解决方案为基础,打造多维度、可视化的差旅支出分析体系,将员工出差地点统计、投入产出比、合规分析、费用报销整理、预算使用情况、供应商交易分析等多个支线进行整合、分析,使差旅费用在财务报表上“抽丝剥茧”,一目了然。

同时,SAP Concur支持27种语言登录并操作,员工还能够通过PC、平板、手机等各种终端,随时随地进行差旅与费用相关的操作。手机APP的运用,在满足移动办公需求的同时,更将员工业务开展的时间线极大缩短。

数据“点金”

“企业的运转和发展,最原始的出发点就是自身的战略设定,由基础运营战略来决定资源投入的分配和业务布局比重的调整,信息化建设就是战略制定的强大支撑,而数据就是重中之重。”丁崇彬说道。

“实践重于形式”, 以SAP Concur在艾比森的运用实践来看,通过不到半年的线上操作,在磨合流程运转惯性与系统功能设定之后,艾比森在费用管理方面已经实现了30%以上的流程提效,并且流畅简洁的页面设计和流程设定,也很快得到内部员工的认可。

丁崇彬总结道,“整个管控流程数据的自动录入与核对功能,完成了财务人员颇为头痛的‘基础准备工作‘,提高效率的同时,准确度和透明度也提升明显。在极速处理财务数据时,也压缩了一些数据不明、实效不对称造成的数据‘灰色空间‘;票据管理的效率提升,在对公支付方面形成了强大的良性效能。“

对于目前SAP Concur在艾比森财务层面产生的价值和效果,丁崇彬十分认可。丁总认为,在接下来的合作过程中,艾比森能够依托SAP Concur积累的专业经验,实现差旅费用全流程数据的积累,并通过高智能的数据子目录划分、归档、可供提取等功能,查找资源冗余环节,对症下药,最终实现“开源节流”,全面提升企业海外运营效率。

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