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SAP Concur:建设好共享服务中心的四大关键词

当前,作为财务创新的一项重要手段,财务共享服务中心的建设已经得到了越来越多企业的认可,并逐渐进入实施阶段。实际上,对于全球性企业或是有志于全球化运营的企业来说,针对其拥有多个地区、国家、业务部门和团队,分别管理着其财务职能的情况,通过向财务共享服务中心模式转型,可以来集中团队力量,消除冗余成本,从而更好地利用公司资源。
发布时间:2018-06-27 16:43        来源:赛迪网        作者:

当前,作为财务创新的一项重要手段,财务共享服务中心的建设已经得到了越来越多企业的认可,并逐渐进入实施阶段。实际上,对于全球性企业或是有志于全球化运营的企业来说,针对其拥有多个地区、国家、业务部门和团队,分别管理着其财务职能的情况,通过向财务共享服务中心模式转型,可以来集中团队力量,消除冗余成本,从而更好地利用公司资源。

那么,如何运行这种模式,才能为企业带来更大的利益?对此,基于多年帮助客户建设共享服务中心的经验,SAP Concur来为大家提供一些可行性建议。

 有了共享服务中心,让财务更专注

很多人对财务共享服务中心都有些了解,但恐怕对其真正能产生的价值并不清晰的了解。从概念上说,共享服务中心是通过对人员、技术和流程的有效整合,实现组织内公共流程的标准化和精简化的一种创新手段。如果落实到费用管理层面,那就是通过将与费用相关的流程整合在一起并进行简化,从而更有效地管理支出,在节省成本的同时让企业专注于核心业务。

实际上,财务共享服务中心的出现,也是为了解决企业发展过程中出现的内部管理问题。例如,员工不想填写费用报告,所以他们经常延迟填写,甚至有可能出现严重的填写错误——想象一下,一个机票被录入两次,或在数字后面多加一个0。乘以数以千计的员工和报告,这样的错误后果不堪设想。而对于财务和会计来说,如果能找到让公司资金“看起来更有效”的方法,他们也不会愿意轻易充当“执法人员”,追问收据、发票之外的事情,例如员工是否按照公司政策要求预订行程。而部门和预算经理们,则更多关注预算能够带来那些价值,对于预算实际花在了哪些地方则兴趣缺缺。

很显然,所有的支出数据需要更好的管理、更加的集中、更多的时间和人力来确保数据的准确性,但过程往往非常繁杂。所以,当可以将所有这些服务整合在一起并进行简化时,这些丰富的信息将帮助企业了解有关支出状况,甚至业务运营状况。将费用管理转向共享服务中心模式,将帮助企业自动化和简化以往的纸质化费用管理流程,不仅可以让企业对员工的每一项花销一目了然,还可以使公司的财务团队、预算经理和员工从繁杂的事物中解放出来,更加专注于为公司业务创造价值

 

 

 

实现共享服务的四大关键词

如果企业尚未通过共享服务中心模式管理支出,如何让这种模式为您的企业带来更多利益?如果企业已经在共享服务中心中进行了费用管理,如何让这种模式得到更进一步的发展? SAP Concur通过与许多实施共享服务中心的企业合作中获得了丰富的见解,并总结出了转向或发展共享服务中心模式的四个关键点。

集中管理   理想状况是,在开始集中管理差旅和费用流程之前,企业需要有共同的政策和配套的系统。但不要因为需要完善这些条件就停下来等待,集中管理的工作需要从现在开始。

“先集中,再改变”战略是实现集中管理的好办法。如果公司不同的部门和业务单位有不同的差旅和费用政策和习惯,请先将流程集中起来,然后着力转向更统一的方案。一旦进入共享服务模式,协调、修改和统一每项政策将更容易。

通过集中管理,一家SAP Concur的全球客户将其系统中的费用类型数量减少到50个 (一些组织有200多个),简化了每个员工的费用报销流程,而不会影响数据清晰度和费用控制。

政策推动   在转型过程中,有可能会出现组织、部门或其他业务部门不配合的情况,需要采取某些策略,鼓励他们接受共享服务模式。例如,在零基础上进行预算和统一的公司差旅和费用政策(当以前那些事情不存在)就能创造各部门对于共享服务的需求。为什么?在新的条件下,业务单位只有遵守新政策才能获得权益,自然会来帮助新政策的实施。所以,主动让员工来敲门,而不是强迫他们接受一种新的工作方式。

在SAP Concur全球大客户的调查中,77.5%的受访者表示,在建立共享服务中心的过程中他们有着全球性政策,或以全球性政策为主,必要时加一些当地政策。

明确责任   一旦企业用全球性政策将业务部门、不同地区和部门统一起来,保持共享服务的模式则需要一种责任机制。

通常情况下,企业可以将部分集中的费用管理流程外包给关键合作伙伴,这是降低成本的好方法。 在这种模式中,合作伙伴管理差旅和费用的日常规则交易,如票据管理和审计。公司的共享服务差旅和费用团队则管理业务预期、政策,以及业务调整所带来的费用变化,包括一些更高级的问题,如付款拖欠。这种体系下就需要各个不同的团队来各司其职,按照各自的目标要求来完成工作,而一旦出现问题,将第一时间能明确责任方,进而快速处理。

统一系统   统一的费用管理系统将使企业能够从共享模式中获得更多价值,从而确保从员工采购,到票据管理,到发票审批和费用报告审核的所有内容都集中在一起。这意味着,在共享服务中心就可以实时查看各个部门的支出、费用流程和策略等,从而提高生产力,并与企业业务发展保持一致。

总体上说,共享服务模式使用起来可以很简单:一方面技术和企业内部政策将促使共享服务成功,另一方面,选择对用户来说易于使用的最优差旅和费用解决方案,将使企业更加轻松。

今天,很多企业利用SAP Concur的解决方案,并采用全球共享服务中心模式,不仅提高了企业运营效率,同时在财务管理的合规性、可见性和可控性等方面也保持了优势。根据全球共享服务与外包网络(SSON) 发布的2017年最受赞赏企业名单,名列前20的公司中有75% 已经在其组织的某个部门采用了SAP Concur的解决方案。

 

从文思海辉的实践看财务共享价值

文思海辉技术有限公司(以下简称“文思海辉”)是一家总部位于中国的IT服务与解决方案提供商,为客户提供的服务涉及多个领域和行业,其中80%的交付在中国实现。随着业务拓展,员工需要频繁出差,报销量跟项目比以往更多,文思海辉对员工服务效率、质量及风险控制提出来更高要求。为了更高效提升内部管理和服务,文思海辉2015年全面搭建了共享服务运营中心(以下简称SSOC),且全面采用了SAP Concur 差旅和费用管理解决方案,旨在通过整合、优化内部服务及运营模式,持续改进流程、提高工作效率、降低运营成本并提升服务质量与员工体验,为公司的业务发展提供坚实的后盾及价值。

文思海辉SSOC现共有320多名员工,为企业全球28,000多名员工提供服务。通过在员工集中的城市建立员工服务大厅来处理现场交付工作,并将不需要面对面交付的工作统一在无锡SSOC旗舰中心集中化、模块化处理,加上员工门户、手机应用、自助终端机等自助服务,文思海辉SSOC能够为员工提供全方位的支持。

SAP Concur的差旅和费用管理解决方案,不但可以帮助文思海辉集成现有不同的业务系统,还可以根据各个地区总部的差旅规则调整报销流程。SAP Concur商业智能分析模块,可以为文思海辉提供强大的数据分析报告,及时地了解差旅报销状况,制定相应的财务策略,提升企业的财务管理控制,从而降低差旅成本。

目前,SAP Concur已经整合到文思海辉的SSOC中,是财务共享服务的重要组成部分。财务共享服务全年为员工提供差旅服务近25,000人次,平均每工作日91人次;全年处理报销单数量超过130, 000张,平均1.15分钟处理一份报销单。财务共享前,每年处理的交易流水超过40万,每单交易流水的人力成本近3元;财务共享后,交易流水总量上升70%左右,单位成本降低60%左右。在The Shared Services & OutsourcingNetwork (SSON) 2016年组织的“SSON Excellence China Award2016”评选中,文思海辉SSOC获得“杰出转型奖”这一共享服务领域的奥斯卡金奖,SAP Concur的成功上线在其中发挥了重要的作用。

文思海辉共享服务运营中心副总裁崔晓燕女士表示,“除了提升工作效率、加强管控透明度、节省管理成本外,SAP Concur标准化方面的优势也为我们追求的全球一体化管控提供了帮助。利用SAP Concur基于云平台的可定制化解决方案,我们能够针对不同市场的不同特殊需求,实现标准化的差旅与费用管理,从而使企业的内部管理控制更加合理、高效。”

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