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佳能商务影像解决方案筑就房地产高效商务新体验

发布时间:2018-03-14 11:08        来源:赛迪网        作者:

1855年的伦敦泰晤士河畔,一个家族企业悄然成立,在历经一个半世纪的风霜洗礼之后,现已跻身全球顶级房地产顾问公司之列。这家拥有163年悠久历史的老牌英企,就是第一太平戴维斯。如今,第一太平戴维斯在英国、欧洲、美洲和亚太等地区设立了700多家办事处及联营机构,凭借其丰富的国际经验及敏锐的市场洞悉力,成为地产业界的翘楚。

自上世纪80年代进军中国市场以来,第一太平戴维斯不断扩大在华业务版图,现已在全国设立15家分公司,员工人数超过8,000人,致力于为开发商、业主、租户和投资商提供综合性、高品质的专业一站式顾问服务,包括商业地产、住宅地产、零售地产和酒店式服务公寓领域的开发顾问服务,以及设施设备管理、空间规划、物业管理、租赁、估值和销售等。像这样一家国际化房地产顾问企业,其服务的特殊性和庞大的企业规模都对日常办公文印提出了极其严格的要求。由于设备故障或耗材缺失造成的工作延误,随时可能给企业带来数以万计的经济损失。那究竟是什么样的商务影像解决方案在为其保障日常的高效办公呢?就让我们走进位于上海环贸广场的第一太平戴维斯中国区总部一探究竟。

随行刷卡打印为企业保密信息加了一把安全锁

调查结果显示,大概56%的员工都曾看过遗留在打印机上的敏感文件。像第一太平戴维斯这样对信息保密度要求较高的企业,商业保密信息的泄露对于其企业经营的重要性不言而喻。而uniFLOW恰恰是佳能为类似企业用户量身定制的打印解决方案,带来“智慧安全”的多重保障。

第一太平戴维斯的员工只有在佳能数码复合机上刷卡进行身份认证之后,才能进行打印输出作业,基本上杜绝了由于文档遗留所造成的信息泄露情况。同时,IT管理人员可以借助刷卡打印功能进行打印权限的设定,不符合权限的员工即使刷卡也无法打印相应文档,给予文印安全“双保险”。陈铭经理表示:“从某种意义上来说,我们扮演的是‘居间服务商’的角色,上、下各对接一个大客户,在这种情况下如果有重要合同发生泄露的话,对于企业信誉的损失难以估量。有了刷卡打印功能以后,文档的安全性得到了大幅度提升,也避免了文档暴露和关键信息泄露的可能性。”

同时,佳能uniFLOW系统完美地融入到了第一太平戴维斯的办公管理系统中,通过随行打印功能,第一太平戴维斯的员工可在办公室任意楼层的任何一台佳能设备上实现刷卡打印输出,既便捷又高效。如果出现文档误打的情况,员工还可以在刷卡前将打印任务取消,避免不必要的浪费。

文印监控一目了然成本管理水到渠成

在过去自主采购打印设备和耗材的时期,监控和管理打印综合成本一直是让人头疼的难题。通常情况下,部门在产生办公需求时申请采购打印设备,会被公司要求细化办公运营成本,但由于无法做到精确统计打印成本,打印设备的采购往往就陷入了困局。不仅如此,除了像纸张、耗材这些可见的成本以外,对于隐性打印成本的控制更是难上加难。由此一来,过高的办公文印成本给IT部门带来了不小的压力。

同时,作为资深房地产咨询顾问企业,第一太平戴维斯日常需要出品大量权威的地产行业洞察、选址评估材料和顾问咨询报告,打印很多房地产租赁、买卖合同,有时一份报告会像一本字典一样厚,办公室的打印设备每天都要承载海量的打印输出任务。如此大的印量除了对设备的速度、稳定性有较高要求外,文印成本的把控也成为了不可忽视的重要环节。

第一太平戴维斯从自身实际办公需求出发,选择采用佳能商务影像解决方案,通过佳能设备配备的uniFLOW打印管理系统,对全部15家分公司的文档打印进行实时监控和统一管理,为企业大大地节省了办公成本,也缓解了IT部门的压力。uniFLOW系统每月会定期自动生成企业打印报告,并发送给企业文印管理负责人,通过这份图文并茂的详尽报告,负责人能够精确获悉公司各部门、甚至每位员工的打印、复印、传真扫描情况以及彩色打印、单双面打印的数量。

谈及此,IT部门负责人陈铭经理欣喜地表示:“有了这份‘大数据’报告,我们对于每家分公司和各个部门的打印成本可以做到了如指掌,也就能够根据不同部门的规模和打印需求,来判断该部门当月的打印成本是否过高,同时也可以通过观察每台设备的负载量来调整办公设备配置,实现设备的优化。不仅如此,每家分公司也能够清楚地掌握自身各部门的纸张使用和费用情况,实现‘责任到户’,甚至是‘责任到人’。各部门就会有意识地节约这方面的成本,这也是节省办公打印成本最重要的原因之一。”

佳能MG全保服务替企业省心省力

第一太平戴维斯上海总部拥有上百名员工,办公区工作节奏紧张而快速,但同时却又有条不紊,文印设备运行稳定、流畅,几乎不需要信息技术部门同事的过多维护。第一太平戴维斯在全国的15家分公司分布在15个不同的城市,遍布北上广深及二三线城市,基于公司规模的关系,有的分公司没有配备专门的IT部门,那在这种情况下企业又是如何实现文印设备的维护和相关耗材的更换呢?

IT部门负责人陈铭经理给出了答案:“这得益于佳能的MG全保服务。如果我们的IT人员深入到每家分公司进行办公设备的维护和打印耗材的更换,既费时又费力,且效率不高。而在与佳能签订了MG全保服务合同以后,这些工作完全可以倚靠佳能的专业工程师团队来完成。佳能售后服务工程师会定期前往各个分公司,为佳能设备进行清洁、监测和使用调试。所以在日常使用过程中,基本上不会出现紧急报修的情况,除非是有极其特殊的意外情况发生。”

更重要的是,针对像第一太平戴维斯这样月印量较大的客户,佳能MG全保服务的免费耗材也为其提供了更直接、更放心的耗材来源。在之前自主采购耗材的时候,局部零件或某种颜色墨水缺货的情况时有发生,日常办公效率降低,服务质量受到影响。对于注重办公时效性的房地产咨询企业来说,稳定耗材供给的重要性不言而喻。

对于令客户安心、及时的佳能MG全保服务,陈先生颇有感触,佳能专业工程师在定期为设备做检测时会查看耗材剩余量,并及时提醒客户预定耗材,当耗材用完时,IT部门只需拨打佳能售后热线,一线城市可实现随叫随到,中小型城市基于问题的重要程度和紧迫程度,最迟也可实现隔天到货,在使用了佳能MG服务后,再也没有因为设备故障和缺墨问题而担心过。实际上,佳能MG服务还有另一个核心优势—按张计费服务模式。这样一来,耗材供给和零部件更换都不会给企业带来额外的费用支出,信息技术部也无需繁琐申报维护费用,办公成本清晰、透明,也更容易把控和节省。

陈经理为我们简单地算了一笔账,不考虑之前设备故障为公司造成的损失,单单从人力节省、耗材成本和机器维修的角度来说,佳能MG全保服务可为第一太平戴维斯的总体文印成本节省30%到40%,彩色打印成本更是可以节省40%到50%。

作为世界领先的房地产顾问企业,第一太平戴维斯在中国的规模也在不断扩大,佳能商务影像解决方案从客户的实际办公场景出发,为其提供更加全面、高效、安全的文印服务,从质量、效率和成本上助力如第一太平戴维斯这样的企业级客户打造更高标准和放心无忧的办公作业流程。

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