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漫谈“企业知识软件”

企业在日常运营过程中,每天都会产生并应用大量知识,为了这些知识,人们开发了很多软件工具,比如ECM(企业内容管理)、KMS(知识管理系统)、EDM(企业文档管理系统)、CMS(内容管理系统)等。“企业知识软件”是笔者对这些软件的统称。
发布时间:2016-06-20 10:50        来源:赛迪网-中国计算机报        作者:赛迪网-中国计算机报

企业在日常运营过程中,每天都会产生并应用大量知识,为了这些知识,人们开发了很多软件工具,比如ECM(企业内容管理)、KMS(知识管理系统)、EDM(企业文档管理系统)、CMS(内容管理系统)等。“企业知识软件”是笔者对这些软件的统称。

知识在形成的过程中会涉及很多的因素,比如场景、情景、思维、验证、记录。人们在开发企业知识软件时,会把知识形成时涉及的各种因素转化成一项项具体功能。比如记录,对应到企业知识软件中就是存储功能。

有趣的是,国内、国外软件开发商在开发企业知识软件时,对“知识”两字存在着不同的理解。国内更侧重于把知识理解成经验,而国外则认为知识就是数据或者内容。Gartner就为ECM给出了如下定义——企业内容管理从内涵上应该包括企业内部内容管理、Web内容管理、电子商务交易内容管理和企业外部网信息共享内容管理。而“内容”泛指各类结构化和非结构化数据的数字内容,包括数据库中的信息,企业的各种文档、报表、账单、网页、图片、传真,甚至多媒体音频、视频等各种信息载体和模式。

关注知识形成只是第一步,越来越多的企业知识软件开发商也开始关注如何让用户更加方便地运用知识。当知识被运用后,用户就会急切地希望获得效果反馈,而反馈会影响下一轮的知识形成和运用过程。

企业知识软件是否实用,是个值得探讨的问题。

你知道一家报社在正常运营中会涉及多少知识么?拿中国计算机报报社为例,我们排版需要排版工具,要使用排版工具就需要掌握排版知识。否则,你无法成功地编辑、配图、换字体样式、输入生僻字。中国计算机报报社的版序编排需要按照一定的规则进行,那些规则是长期运营经验的集中体现,比如要根据印厂的要求规划版的数量、要按照本周实到编辑的人数分配做版任务,这也属于一种知识。还有一些汉语语法知识,储存于经验丰富的校对老师们的脑中,包括“的”和“地”的区分、“以及”的正确用法、专业术语、字母大小写等。报社的电梯口前挂着“思想,还是思想让我们与众不同”的标语,其实所谓思想,还是知识。

新来的记者是对这些知识存在很强需求的角色之一,从前他们满足需求的主要方法是向资深的老记者学习,企业知识软件会让这一过程数字化。

排版工具功能说明书的电子版会被上传到共享服务器上,新记者可以在企业知识软件的知识库中轻松搜索到。如果觉得阅读冗长的说明书很痛苦,那就只选择阅读被其他记者标注的关键信息。

版序的编排可以借助表格模板来完成,表格模板存储于工作模板中,调用起来非常简单。当编排版序时,只需按照表格模板上固定好的项目填写内容就可以。即便是新记者,也能很快上手。

每个行业领域都会产生各自领域的知识,企业知识软件由此被更多行业领域广泛应用。现下,企业知识软件正呈现出细分、垂直的发展形势。比如在银行业会细分出交易监管系统、单据影像管理系统等。而在医疗行业,又衍生出X光影像管理系统等。借助企业知识软件,企业也实现了对知识资产的有效管理和利用。

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