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欧亚集团CIO谈扁平化管理落地

几年前,欧亚集团还有着跨部门工作协调难,存在信息孤岛;工作流程繁琐,权责不清;企业文化推广难等重重困难。自从打造了OA信息化管理系统,欧亚形成了有效的OA管理模式以及打造了快捷、准确、全面的系统。随着和泛微合作的深入,欧亚在发展道路上遇到的
发布时间:2013-07-30 13:19        来源:        作者:赛迪网
【赛迪网讯】7月30日消息,在长春,欧亚集团(600697)这个名字等同于一个奇迹。30年前还是个仅有总资产200万元名不见经传的小商店,愣是在长春打造出自己的天地。如今,欧亚集团不仅成为了吉林省的商业龙头企业,而且在全国商业企业中也是国内大型商业企业,中国500强企业。2012,欧亚摘得了沪深两市上市50多家商业类上市公司“持续增长能力最强公司”的桂冠。 欧亚集团总是让人感到有新东西,感到企业在不断进步。7月,欧亚集团信息化部门经理刘经理在“卓越组织运营―大OA信息化实践分享论坛长春站”发表演说,他认为欧亚集团现在可以说是企业的管理机制发生了很大变化。欧亚集团全面实施扁平化管理,从管理手段上,从传统管理转化为信息化管理,信息化见证了欧亚集团的新起点! 管理的困境跨部门工作协调难,存在信息孤岛 由于欧亚庞大的组织架构,跨部门工作协调显得很难,部门间和各系统间都存在信息孤岛。每个部门的工作记录,基础资料,历史数据,工作的经验心得由于缺少公共平台,均由部门自行管理,随时间的流逝、人员的变更、组织架构的变化,导致珍贵资料的丢失、遗漏;欧亚的信息化系统包括业务环节的ERP系统;会员管理CRM系统;智能分析BI系统;财务NC系统……各系统独立运行急需整合在同一公共平台,急需统一的工作沟通平台。 • 工作流程繁琐,权责不清,工作量繁重 刘经理谈道,当时集团工作流程繁琐,责任不清,权利不明,主要表现在以下四个方面:部门结构庞大,导致工作流程繁琐;缺乏实效性,导致工作流程延误;缺乏可溯性,导致工作流程责任不清;流程难以达成共识,导致工作流程权利不明。此外,在工作流程不明确的情况下,繁重的工作量更是雪上加霜。刘经理举例道,以2012年某月欧亚商都的临时扣款单为例,首先每月20-25日核算员手工填单,主管领导审批。到了26日至月末,业务录入员系统录入,这样浪费了大量纸张,造成了繁重的工作量,录入的数据也未必完全正确。 • 企业文化推广难 商场如战场,企业要得“道”,不能靠人管,不能靠制度管,只能靠坚实的文化底蕴,才能达到“上下同欲”的境界。对此,刘经理坦言:“小型企业靠人管;中型企业靠制度;大型企业靠文化。”所以,对于欧亚集团这样的大型企业而言企业文化的重要性不言而喻。欧亚发展过程中,急需一个企业文化的推广平台。 信息化促进管理扁平化 • 解决跨部门协调难:建立多部门共识的标准流程体系 通过泛微的制度落地平台将成熟的、有制度可循的业务流程的规则固化下来。再强大的文化宣传都不如公司对待制度和规则的态度,将纸面的制度和规则在系统中固化落地,有助于企业上下建立统一的做事原则。制度执行的效率、效果的分析和干预有助于形成积极向上的工作氛围,将拖沓和推诿呈现出来,并予以干预和改进。 流程协同不但提升了流程的效率,更体现了公司所特有的企业文化。此外,除流程外,还在平台上建立了会议通知、通知公告、日程安排等等。 • 解决信息孤岛的问题:纵向工作流的解决――企业知识 企业新员工在入职的第一天起,就可以通过泛微协同平台的入职培训历程图自助式地开展岗前培训。将企业显性知识的传递系统化、流程化。在平台的支撑下,企业培训方式全面转向在线教育和能力提升。员工们不再是被动接受,而是主动参与到能力提升的过程中来。 据悉,每个部门还纷纷建立了部门知识地图。通过沉淀每个部门老员工的知识资源,供全员分享,也为新进的员工提供良好的知识储备。如此,实现了群众智慧的激发、使大量无形知识资产的积累,方便员工快速查找到自己需要的文档、资料,提升知识的开发和利用效率。

信息部知识地图示例

• 解决信息孤岛的问题:横向业务流的解决――系统报表和单点登录 以OA为中心,集成ERP、财务软件、官方门户网站、邮件系统、HR系统……并把这些系统的关键数据抽取出来,建立“OA报表系统”,系统集成性也是当初欧亚在OA选型中所看重的。这样,管理层可透视报表门户直观、清晰的异构系统数据,为决策提供了依据。

报表门户示例

• 解决工作缺乏时效性、可溯性、共识性 缺乏实效性,导致工作流程延误。按照流程紧急程度采用PC即时提醒、手机端、短信通知三种即时提醒模式。 缺乏可溯性,导致工作流程责任不清,通过平台的“记忆力”使历史数据永久保存。 流程难以达成共识,导致工作流程权利不明,现在重要流程多部门联合共同确认。 • 建立企业文化推广平台 企业BBS(协作区)成为了欧亚主要文化推广平台。基于某一项贯穿全集团的战略性工作,将企业内部各相关业务单元、各部门的员工聚合在一起,高效的开展工作。打破了业务单元、部门之间的组织壁垒。协作区将文件、流程、客户、供应商、项目、任务等聚合在一起,使得协作有据可依,避免空谈。协助组成员可以直接在协作区发表意见,共同确定某一件事项,将集体智慧汇聚在一起,营造和谐企业文化氛围。 欧亚集团的OA信息化管理系统,形成了有效的OA管理模式以及打造了快捷、准确、全面的系统,为经营决策、经营管理提供了准确的参考依据,取得了非常显著的管理成效。 随着和泛微合作的深入,欧亚这只在发展道路上遇到重重困难的“鹰”已构建出新的管理模式,长出了新的羽毛,重新展翅高飞,重新得力再过下一个30年的岁月!
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